Konsep Dasar Sistem

Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Sistem bisa berupa abstraksi atau fisis (Gordon B. Davis, 2002). Sistem yang abstrak adalah susunan yang teratur dari gagasan-gagasan atau konsepsi yang saling tergantung. Sedangkan sistem yang bersifat fisis adalah serangkaian unsur yang bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan (Tata Sutabri, 2004).

Dari definisi di atas maka dapat diketahui manfaat sistem yaitu untuk menyatukan atau mengintegrasikan semua unsur yang ada dalam suatu ruang lingkup, dimana komponen-komponen tersebut tidak dapat berdiri sendiri. Komponen atau sub sistem harus saling berintegrasi dan saling berhubungan untuk membentuk satu kesatuan sehingga sasaran dan tujuan dari sistem tersebut dapat tercapai. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari komponen atau elemen-elemen merupakan definisi yang lebih luas dibandingkan dengan pendekatan sistem yang prosedural.

Definisi lain dari sistem adalah kumpulan dari bagian-bagian yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama atau sekumpulan objek-objek yang saling berelasi dan berinteraksi (Hanif Al Fata, 2007).

Konsep Dasar Serta Pengertian Data dan Informasi

Data dalah kumpulan fakta yang tidak teroganisir. Pengolahan data akan mengubah data mentah menjadi informasi (Nurwono, 1994). Informasi adalah hasil pengolahan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem menjadi bentuk yang mudah dipahami oleh penerimanya dan informasi ini menggambarkan kejadian-kejadian nyata untuk menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada, sehingga dapat digunakan untuk pengambilan suatu keputusan. Sumber informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata (Tata Sutabri, 2004).

Kualitas dari suatu informasi tergantung dari 3 (tiga) hal yaitu :

1.      Akurat (accurate)

Informasi harus bebas dari kesalahan dan tidak boleh menyesatkan. Akurat juga berarti bahwa informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.

2.      Tepat waktu (timelines)

Informasi yang sampai pada penerima tidak boleh tertunda. Informasi yang sudah usang nilainya akan berkurang. Karena informasi merupakan landasan didalam pengambilan suatu keputusan.

3.      Relevan (relevance)

Informasi tersebut mempunyai manfaat untuk penggunanya. Relevansi informasi untuk setiap orang, satu dan lainnya pasti berbeda.

Transformasi Data Menjadi Informasi

Data hanyalah sekumpulan fakta. Namun fakta-fakta tersebut bisa memberikan suatu informasi penting setelah diolah oleh proses-proses pengolahan, analisis, dan sintesis. Pada sistem terkomputerisasi proses penyimpanan data, proses pengolahan, analisis, dan sintesis dan proses penampilan informasi bisa dilakukan oleh komputer.

Contoh data adalah: kumpulan data produk kerajinan, nota-nota transaksi perusahaan, dan sebagainya. Data tersebut akan diolah menjadi suatu informasi. Contoh Informasi adalah: Nilai rata-rata mahasiswa untuk matakuliah tertentu (diperoleh dari penjumlahan seluruh data nilai suatu matakuliah dibagi dengan jumlah mahasiswa). Contoh yang lain adalah: laporan pendapatan perusahaan (diperoleh dari analisa nota-nota transaksi perusahaan).

Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Tata Sutabri, 2004).

Manfaat adanya sistem informasi dalam suatu instansi yaitu:

1.      Menyajikan informasi guna mendukung pengambilan suatu keputusan.

2.      Menyajikan informasi guna mendukung operasi harian.

3.      Menyajikan informasi yang berkenaan dengan kepengurusan.

Beberapa komponen sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai :

1.      Perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang berfungsi sebagai mesin.

2.  Manusia (people) dan prosedur (procedures) yang merupakan manusia dan tata cara menggunakan mesin.

3.      Data merupakan jembatan penghubung antara manusia dan mesin agar terjadi suatu proses pengolahan data.